Копии и сканы можно обсуждать как материалы для анализа, но их пригодность и достаточность не гарантированы заранее. На изображении должны читаться записи, даты, имена авторов и номера страниц. Нужны сведения о происхождении копии и о том, какой оригинал она воспроизводит. Отдельная фотография вырванного фрагмента может не позволить понять контекст наблюдения или последовательность лечения.
Сохраняйте исходные файлы, порядок страниц и сведения о получении документов; не исправляйте записи и не скрывайте неудобные части. Дата создания файла сама по себе не доказывает дату наблюдения или подлинность документа. Если возникает вопрос о монтаже, изменении записи или авторстве, может понадобиться специалист другого профиля. Психиатрический анализ не удостоверяет копию вместо такой проверки.
Вопросы о порядке представления документов и необходимости оригиналов решают через назначивший орган. Для отдельной частной работы заранее согласуют получателя и способ передачи, проверив право передавать медицинские сведения. Родство или наличие фотографии карты не даёт неограниченного доступа к чужим данным; условия разъяснены в памятке о врачебной тайне.