При первом обращении кратко опишите эпизод лечения, даты, последствие и наличие документов. Полную историю болезни и сведения о других людях не нужно помещать в открытое поле заявки. Для дальнейшего анализа согласуйте способ передачи и подтвердите право распоряжаться материалами: это особенно существенно при обращении представителя, родственника или по поводу умершего пациента.
До передачи уточните состав комплекта, круг лиц с доступом, условия хранения, возврата оригиналов и выдачи результата. Медицинские сведения нельзя считать свободно доступными только потому, что они нужны для спора. Самостоятельное удаление значимых страниц может сделать исследование неполным, поэтому необходимость обезличивания обсуждают заранее. Если эксперт уже назначен по делу, документы передают в процессуальном порядке через назначивший орган, сохраняя перечень материалов и сведения об их происхождении.