До передачи уточните состав нужных материалов, согласованный канал связи и круг лиц, которые получат к ним доступ. Для первого обращения достаточно обозначить медицинскую задачу, даты и наличие документов; интимные фотографии и полный архив не следует прикладывать в общую форму без согласования. Порядок хранения, возврата оригиналов и выдачи результата нужно обсудить применительно к конкретному формату работы.
Медицинская тайна и персональные данные охраняются законом, однако конфиденциальность не означает абсолютную анонимность или запрет передачи сведений при наличии законного основания. При судебной экспертизе с документами работают по правилам обращения с материалами дела. Различие между охраной тайны, согласием на вмешательство и законными исключениями объяснено в разделе об охране здоровья и медицинской тайне. Также уточните, когда и как удаляют копии файлов.