До назначения экспертная организация сообщает суду, нужен ли выезд, какое оборудование потребуется и можно ли сохранить состояние объекта до осмотра. В определении желательно указать местонахождение, порядок доступа, ответственных лиц, возможность участия сторон, допустимые действия с объектом и распределение связанных расходов.
Если объект быстро изменяется, важны своевременная фото- и видеофиксация, измерения и документы о состоянии на значимую дату. Назначенный эксперт согласует организационные вопросы через суд, а не с одной стороной по существу спора. Когда полноценный доступ невозможен, это может ограничить исследование или привести к невозможности ответа; удалённые фотографии не всегда заменяют непосредственный осмотр.