До передачи обозначьте, доступ к каким документам и данным ограничен и кто вправе разрешить их использование. В первом обращении достаточно описать задачу и состав материалов; закрытые рецептуры, пароли и полные производственные архивы не нужно отправлять в открытой форме. Способ передачи и круг получателей согласуют отдельно.
Условия работы должны охватывать доступ на предприятие и к системам, копирование материалов и их использование лабораторией или другим специалистом, хранение, возврат оригиналов и выдачу результата. Условия конфиденциальности согласуйте для выбранного формата исследования. Если работа назначена судом или следователем, передача материалов и ограничения доступа согласуются в рамках соответствующей процедуры. Сообщите заранее о персональных данных, сведениях третьих лиц и необходимости сохранить часть документов на производстве: это поможет определить допустимый и достаточный комплект.