Ситуация распространённая, и причина её в истории учёта памятников. Многие объекты ставились на учёт по текстовым описаниям: «курганная группа в двух километрах к юго-востоку от села», «городище на мысу при впадении реки». Позднее эти сведения переносились в документы без уточнения на местности.
Отсюда расхождения в обе стороны: участок может значиться в границах памятника, которого в этом месте нет, а реальный памятник — оказаться за пределами формально описанной территории.
Что делать практически: получить письменное основание отказа с указанием, из какого документа взяты границы; поднять первичные источники — отчёты о разведках и раскопках, схемы с привязками, публикации; сопоставить их с положением участка. Уже на этом этапе нередко видно, что описание не содержит координат и допускает разное толкование.
Дальше проводится локализация с полевым подтверждением и инструментальной съёмкой. Результат — координатное описание, которое используется для корректировки сведений в документах учёта либо для оспаривания отказа.
Действовать самостоятельно, начав работы вопреки отказу, не следует: если памятник в границах участка всё-таки есть, последствия выходят за рамки административных.