Объём определяют по поставленным вопросам, а не по принципу «пусть будет»: если для ответа достаточно структуры таблиц и нескольких записей, полная копия базы не нужна. Лишнее обезличивают там, где это не мешает исследованию, и об этом договариваются до передачи.
Основание передачи при этом разное, и определить его нужно до выгрузки. По судебной экспертизе материалы идут через назначивший орган в рамках производства по делу — это самостоятельное законное основание. Вне судебного производства оно само по себе не возникает: письменное поручение обработки эксперту, даже с перечнем разрешённых действий и обязанностью соблюдать конфиденциальность, описывает, как обрабатывать, но основания не заменяет. Что подойдёт в вашем случае — согласие субъектов, иное предусмотренное законом основание или передача только обезличенных данных, — решают с юристом заранее.
Полная копия базы предприятия создаёт самостоятельный риск для вас как оператора, поэтому её и просят не по умолчанию, а только когда без неё вопрос не решается.