Три группы материалов, и начинать нужно не с них, а с остановки удаления: журнал событий Windows пишется по кольцу, собственный журнал программы часто обрезается при запуске, а ночная задача каждую ночь стирает старую резервную копию базы. Отключите ротацию журналов и приостановите удаление старых копий сегодня же.
По базе снимают две копии, и порядок важен. Сначала точную копию файла, и делает это ваш системный администратор, предупредив пользователей заранее: копировать файл работающей базы обычными средствами нельзя, для этого есть штатный механизм блокировки, а при его отсутствии базу останавливают штатно. Контрольную сумму считают сразу же. И только потом делают обычную резервную копию штатным средством — она прикладывается к первой, но не заменяет её, потому что пересобирает содержимое заново.
Дальше — каталог программы целиком с библиотеками, настройками и печатными формами, дистрибутивы всех сохранившихся версий, исходный текст с файлами форм, если он передавался, журналы за спорный период и документы: задание, договор, акты, переписка. Передавать можно только то, к чему у вас есть законное право доступа, а недостающее у другой стороны запрашивают через суд.