Не меняйте систему, пока её состояние не зафиксировано: не обновляйте её, не перепроводите документы, не сжимайте базу и не восстанавливайте старую копию поверх рабочей. Попросите администратора отключить автоматическое удаление журналов и резервных копий, а порядок фиксации согласуйте со специалистом — он зависит от платформы и места размещения системы.
Затем сделайте полную копию базы, сразу после неё скопируйте журналы и прежние копии, вычислите контрольные суммы всех файлов и запишите их в акт с датой и подписями участников. Копию, сделанную одной стороной, другой проще оспорить, поэтому подрядчика приглашают к фиксации или уведомляют о ней. Если систему администрирует он сам, сначала сохраните то, что доступно вам, и обсудите порядок с юристом; до суда поможет обеспечение доказательств нотариусом, а в ходе дела — судом.
После фиксации систему можно использовать дальше и исправлять ошибки, а эксперименты проводят только на копии.