Ключевые документы — те, что позволяют установить, какие требования вообще применимы к объекту. Это проектная и исполнительная документация, планы помещений с экспликацией, сведения о годе постройки, проведённых реконструкциях, капитальных ремонтах и изменении функционального назначения. Без них вывод о применимости норм необоснован.
Далее идут документы по системам противопожарной защиты: проекты и акты приёмки сигнализации, оповещения и пожаротушения, договоры и акты технического обслуживания, журналы проверок работоспособности. Именно они показывают, поддерживались ли системы в рабочем состоянии, а не только были ли смонтированы.
Если спор с надзором — понадобятся предписание, акт проверки и протокол; если с арендатором или собственником — договор, распределяющий обязанности по содержанию; если был пожар — акт о пожаре, протокол осмотра и постановление по результатам проверки. Организационная часть: приказы, инструкции о мерах пожарной безопасности, журналы инструктажей, декларация пожарной безопасности.