Основа — договор аренды со всеми приложениями и дополнительными соглашениями, если он заключался. Из него следуют состав платежа и условия, влияющие на ставку.
Нужны правоустанавливающие документы на объект и выписка из реестра, технические документы: планы, экспликация, сведения о площади и назначении помещений.
Важны сведения о состоянии объекта в оцениваемый период: фотографии с датами, акты приёма-передачи, документы о ремонтах. Для ретроспективного расчёта это ключевые материалы.
При споре о пользовании без договора — документы о фактическом пользовании: акты осмотра, переписка, сведения о занимаемой площади, данные о доступе.
Отдельно и по возможности — договоры аренды иных помещений того же собственника за близкий период и счета на коммунальные и эксплуатационные расходы: первые дают прямое сравнение, вторые позволяют привести ставки к единой базе.