Начинают с документов о простое: акты, приказы, журналы, переписка, фиксирующие начало и окончание. Без них период приходится восстанавливать косвенно, и расчёт становится слабее.
Нужны документы о причине — акты о неисправности, о происшествии, об отключении, претензии контрагенту — и подтверждения расходов периода: расчётные документы по оплате труда, договоры аренды с платёжными документами, счета на содержание и охрану.
Обязательны показатели работы за сопоставимый период до простоя: объём выпуска, выручка, загрузка. Они дают базу для определения сэкономленных расходов и производительной части затрат.
Полезны договоры и заказы, подтверждающие наличие спроса в период простоя, — без них довод о потерях ослабевает.
Приложите документы о дополнительных расходах: срочная аренда замещающего оборудования, привлечение сторонних исполнителей, санкции контрагентов. И собственный расчёт, если он составлен: сопоставление ускоряет работу.